In: Desarrollo de Software

Toda organización tiene un proceso o área que desea optimizar, ya sea la comercial, operativa, logística y opta por el servicio de desarrollo de software a medida. Descube como lo hacemos:

Paso 1: Servicio de optimización de procesos

A fin de optimizar procesos es necesario conocer el negocio de la organización y definir cada uno de los procesos que intervienen en la generación de valor del producto o servicio.

Definamos un escenario básico para entrar en materia. Una empresa importadora de repuestos vehiculares que vende dichos productos a talleres mecánicos a nivel nacional. Podemos identificar los siguientes procesos (básicos y resumidos):

Proceso de compra: Coordinación con el proveedor en el extranjero, emisión de la orden de compra, importación, desaduanaje y registro en almacén.

Proceso de marketing: Notificación a los diferentes talleres acerca de los productos importados, nuevos, de segunda mano, ofertas, envío de la información a través de brochures o página web, y llamadas telefónicas.

Proceso de venta: Coordinación con los talleres a fin de recibir sus pedidos de repuestos, enviar las cotizaciones con descuentos autorizados.

Proceso de logística: Envío de los repuestos, recepción de repuestos en garantía.

Proceso de soporte y garantía: Revisión de los repuestos en garantía y envío de RMA al proveedor en el extranjero, devolución y cambio de piezas, etc.

Una vez que tenemos los procesos definidos, procedemos a diseñarlos y modelar el flujo de información a fin de definir que documentos o información relevante genera cada proceso.

Por ejemplo: El proceso de venta genera cotizaciones y en la cotización tenemos toda la información de contacto y facturación de cliente, los productos comprendidos, precios y términos de la venta, en caso de que la venta sea al crédito se procede a evaluar al cliente.

Así mismo el proceso de venta exige reducir precios a clientes que tienen buena reputación a nivel de volumen de compra y prontitud de pago, y para esto también es necesario evaluar al cliente.

La optimización de procesos exige el modelo de cada uno de los procesos de la organización y como fluye la información

Acá podemos identificar que la evaluación del cliente se utiliza para aplicar precios y descuentos y para aprobar créditos. El realizar la evaluación del cliente para cada actividad es redundante y costosa y esto se puede optimizar con software.

Si aislamos únicamente el proceso de evaluación del cliente (solo para el ejemplo), podríamos recomendar que a través de una pantalla desarrollando un sistema o software a medida se introduzca el código del cliente y te diga cual es su lista de precios vigente para este cliente y si aplica para crédito o no y que rangos de montos de crédito tiene aprobado.

Esto lo hemos ilustrado en un ejercicio simple y rápido para no hacer la lectura más tediosa. Ahora replícalo para cada documento y actividad de todos los procesos de esta organización, sin duda se encontraría muchas actividades para digitalizar, automatizar, eliminar o mejorar.

Paso 2: Servicio de desarrollo de software a medida

Una vez tenemos el proceso definido y documentado, procedemos a realizar bocetos de potenciales prototipos, donde el cliente puede aportar y decidir como se comportaría su aplicación.

El servicio de desarrollo de software a medida requiere el prototipado de las aplicaciones que optimizarán procesos

El desarrollo de software a medida, se llama a medida por que construye la herramienta digital que exactamente deseas o necesitas, y para aproximarse a eso, deberá pasar de un boceto a una aplicación real y utilizable.

Parte de los productos del desarrollo de software a medida, es la entrega de la aplicación desarrollada producto de las especificaciones del usuario

Una vez que la aplicación desarrollada puede ser utilizada por los usuarios, empiezan a aparecer las observaciones, mejoras, correcciones y demás cambios.

Sencillamente es necesario por que una vez que el proceso que es optimizado por la aplicación, la mejora continua no acaba, dado por el crecimiento natural de la empresa. El software a medida permite a la empresas mejorar, crecer y por lo tanto las necesidades crecen y es un proceso cíclico.

Debido a esas necesidad el soporte es vital.

Mejora continua y soporte del desarrollo de software a medida

Es común después de terminar un proyecto de desarrollo de software a medida producto de una optimización de procesos, el cliente requiera soporte a fin de atender cualquier necesidad que surja mientras se utiliza la aplicación, este soporte dependiendo de la complejidad, magnitud del software y cantidad de procesos considerados, podrá resolverse de la siguiente forma:

Como bolsa de horas de soporte y programación: En caso necesites «X» cantidad de horas al mes, estas horas se pueden usar en programación y en desarrollo en caso no se hayan utilizado todas las horas del soporte.

Horas de soporte adicional: En caso no se necesite una cantidad de horas de soporte al mes fija, se puede optar por horas variables al mes que se pueden usar para el soporte y programación.

Todo va a depender de la madurez del uso del software a medida, muchos empiezan con una bolsa de horas mensuales, luego usan solo horas adicionales y por último el propio cliente se siente capaz de dar soporte el software por su propio equipo de tecnología de información en caso lo tuviera.

Recomendaciones

Sencillamente, cada vez que vayas a desarrollar un software a medida de tu organización es clave pasar primero por la optimización de procesos. Este paso vital permitirá acertar en una solución adecuada para tu negocio con resultados exitosos.